100+ checklist voor het organiseren van je verjaardagsfeest!

Het organiseren van een verjaardagsfeest is een kunst die precisie, creativiteit en grondige voorbereiding vereist. Of je nu een intiem familiefeest of een groots evenement plant, deze uitgebreide checklist helpt je elk detail perfect te regelen. Too much? Haal er dan gewoon uit wat voor jou van toepassing is en sla de rest lekker over 🙂 Van vroege voorbereidingen tot de laatste minuten voor het feest, wij hebben aan alles gedacht! Heb je nog geen inspiratie, lees dan ons artikel met 50+ ideeën voor je verjaardag. Heb je meer structuur nodig, lees dan ons stappenplan voor het organiseren van je verjaardagsfeest!

Checklist: 6 maanden voor je feest

Initiële planning van je verjaardag

1. Bepaal het exacte budget voor het feest
2. Kies een globaal thema voor het feest, zoals great gatsby, James Bond, Peaky Blinders, James Bond, etc
3. Maak een eerste ruwe gastenlijst
4. Onderzoek mogelijke locaties
5. Begin met sparen voor het feestbudget
6. Verzamel inspiratie via Pinterest, Instagram en feestblogs vol inspiratie voor je verjaardag
7. Organiseer je je eigen feest of vraag je iemand in je omgeving om hulp?

Locatie en datum voor je feest

8. Selecteer en reserveer de definitieve locatie
9. Bepaal datum en tijdstip
10. Controleer beschikbaarheid van je belangrijkste gasten, zoals ouders, beste vriend(in)
11. Verzend voorlopige save-the-date berichten

Checklist: 4 maanden voor je verjaardag

Gedetailleerde planning maken

12. Finaliseer de definitieve gastenlijst
13. Ontwerp of bestel uitnodigingen
14. Kies een cateraar of maak menuplan
15. Nieuwe look of kapsel? Experimenteer nu al vast, zodat je niet een weken vantevoren voor verrassingen komt te staan!
16. Besluit over entertainmentopties, zoals een photobooth of luchtkasteel voor de kinderen
17. Onderzoek huur van speciale apparatuur
18. Begin met het verzamelen van decoratie-items
19. Plan de muziek of DJ
20. Kies een geschenkenbeleid (bijvoorbeeld: wensenlijst)

Financiën

Geld is natuurlijk niet een favoriet onderwerp, maar wel belangrijk dat je enigzins weet wat je verjaardagsfeest je gaat kosten (en eventueel oplevert). je zal niet snel ‘winst’ maken en dat is de bedoeling ook niet, maar je wilt ook niet met een financiële kater achterblijven de dag na je feest, een reguliere kater is meer dan genoeg 🙂

21. Maak gedetailleerde kostenraming
22. Verdeel budget over verschillende onderdelen
23. Reserveer een financiële buffer voor onvoorziene uitgaven

Checklist: 2 maanden voor je feest

Uitnodigingen en cdommunicatie

24. Verstuur officiële uitnodigingen
25. Maak een digitale RSVP-lijst
26. Stuur herinneringen naar genodigden
27. Bevestig aantal gasten met cateraar
28. Communiceer speciale dieetwensen

Praktische zaken

29. Bestel of huur feestbenodigdheden, waaronder een photobooth 🙂
30. Plan aankleding en decoratie
31. Kies en bestel taart
32. Regel fotograaf of videograaf
33. Organiseer entertainment (artiest, spelletjes, fotobooth)
34. Begin met verzamelen van specifieke decoratie-items

Checklist: 1 maand voor je feest

Gedetailleerde organisatie

35. Bevestig alle leveranciers
36. Maak gedetailleerd tijdschema
37. Plan dagindeling van het feest
38. Regel extra helpers of vrijwilligers
39. Koop of huur kostuums/outfits
40. Test alle technische apparatuur
41. Maak playlist op Spotify
42. Verzamel alle benodigde muziekapparatuur

Catering en eten

43. Maak je definitieve menuplan
44. Bestel drank en drugs
45. Regel servies en bestek, plastic weggooi is natuurlijk not done
46. Plan tafelindeling en/of buffetindeling
47. Bereid speciale dieetopties voor
48. Bestel of maak traktaties als weggevertjes bij vertrek

Checklist: 2 weken van tevoren

De laatste voorbereidingen

49. Laatste confirmatie leveranciers
50. Definitieve koptelefoon gasten
51. Maak plattegrond van locatie
52. Verzamel alle decoratie-items
53. Controleer alle technische apparatuur
54. Verdeel taken onder helpers
55. Maak gedetailleerde dagindeling
56. Bereid welkomstpakketten voor

Praktische zaken

57. Regel parkeerplaatsen
58. Controleer verzekeringen
59. Bereid EHBO-kit voor
60. Regel vervoer indien nodig
61. Maak back-upplannen voor slechte weersomstandigheden

Checklist: 1 week voor je verjaardagsfeest

Laatste checks

62. Laatste controle decoratie
63. Bevestig alle tijdstippen
64. Maak gedetailleerde inventarislijst
65. Verdeel taken finale dag
66. ga vroeg naar bedf en zorg er voor dat je bent uitgerust!
67. Bereid speeches voor
68. Controleer alle muziekapparatuur
69. Laatste confirmatie gasten

Checklist: 3 dagen voor je birthday!

Allerlaatste voorbereidingen

70. Volt installatie decoratie
71. Bereid opslagruimte voor cadeaus voor
72. Controleer alle elektrische apparaten
73. Maak schoonmaakplan
74. Bereid speciale verrassingen voor
75. Check weersvoorspellingen
76. Verzamel alle benodigde gereedschappen

Checklist: de dag voor je verjaardag

77. Laatste schoonmaak locatie
78. Installeer alle decoraties
79. Bereid eten deels voor
80. Check alle apparatuur
81. Maak speciale hoeken klaar
82. Bereid fotobooth of fotohoek voor
83. Laad alle elektronische apparaten op
84. Ga vroeg naar bed!

Checklist: op je verjaardag!

85. Vroeg opstaan
86. Rustig ontbijten
87. Eerste decoratie plaatsen
88. Controleer alle systemen
89. Verwelkom leveranciers
90. Bereid jezelf voor
91. Laatste minuut aanpassingen
92. Blijf ontspannen

Checklist: ’the day after’ je verjaardagsfeest

93. Opruimen locatie
94. Verzamelen achtergebleven spullen
95. Bedanken helpers
96. Evalueren feest
97. Foto’s verzamelen
98. Bedankkaarten voorbereiden
99. Definitieve afrekening met alle leveranciers
100. Spullen opslaan of retourneren, bijvoorbeeld
101. Herinneringen verzamelen, ontvang alle foto’s uit je photobooth digitaal, bijoorbeeld per WeTransfer
102. Terugblikken en genieten van mooie momenten, geen probleem met een photobooth met printer!

Met deze ultieme 100+ punten checklist ben je gegarandeerd van een perfect georganiseerd verjaardagsfeest. Succes en veel plezier!

Photobooth offerte aanvragen voor je verjaardag

WIl je eenvoudig en vrijbvlijvend weten wat een photobooth voor je verjaardag ongeveer kost? Doe dan een algemene offerte aanvraag door dit contactformulier in te vullen en wij zorgen er voor dat je een paar gratis offertes ontvangt van lokale photobooth verhuurders.

Goedkope photobooths:

De populairste photobooths in 2025:

Alles voor je bruiloft in 2025:

Deze photobooths lopen op rolletjes:

Deze photobooths zijn uniek in Nederland: